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19
September
Autor:
Josephine Dinkelbach
Allgemein

Mitarbeitendenbefragungen

Mitarbeitendenbefragungen: ein Appell für den effizientesten Weg zur Personal- und Organisationsentwicklung.

Die Pflege- und Gesundheitsbranche ist wie keine andere von gesetzlichen Reglementierungen, Veränderungsprozessen, Qualitätsansprüchen und der knappen Personalressource durch den Fachkräftemangel betroffen. 

Wenn Du Dich als Führungskraft oder Inhaber:in dazu entschieden hast, diesen Herausforderungen zu begegnen und insbesondere den Fokus auf die Mitarbeitenden und das „Finden und Binden“ dieser legen zu wollen, empfehlen wir Dir direkt aus der Praxis ein unkompliziertes und doch effektives Werkzeug: Die Mitarbeitendenbefragung (kurz MAB)

Der theoretische Hintergrund der Mitarbeitendenbefragung

Unter MAB versteht man grundsätzlich die standardisierte, quantitative und häufig unternehmensweite Befragung der Mitarbeitenden zu einzelnen oder mehreren Themen, die für das Unternehmen und dessen Strategie relevant sind, wie zum Beispiel Führungsverhalten, Informationsfluss und Kommunikation, Fort-/Weiterbildung, Betriebsklima und Arbeitsbedingungen oder auch Arbeitszufriedenheit.

Zur Beantwortung der Fragen werden meist mehrfach abgestufte Antwortskalen (z.B. von 1 – 10 oder von „ich stimme absolut zu“ bis hin zu „ich stimme gar nicht zu“) und die Möglichkeit, Antworten frei zu formulieren, genutzt. 

Ein Beispiel: „Wie zufrieden sind Sie als Pflegekraft bei Ihrem Arbeitgeber auf einer Skala von 1-10 (1 = absolut unzufrieden bis 10 = 100%ig zufrieden)? Denken Sie dabei an Gehalt, Arbeitsbedingungen, Flexibilität, Vereinbarkeit, Dienstplanung, Gesundheit.“

Aus den Ergebnissen der Befragung wird der „Ist-Zustand“ im Unternehmen ermittelt. Daraus folgend werden Maßnahmen für Veränderungsprozesse abgeleitet und in einem dritten Schritt Verbesserungen umgesetzt. Ergänzend können die statistischen Ergebnisse für einen Vergleich mit der Vergangenheit (sog. Längsschnitt) oder auch innerhalb der Branche benutzt werden.

Exkurs: Untersuchungen zufolge setzen über 80 % der größten deutschen Unternehmen regelmäßig MAB ein. Zwar liegt dies auch häufig an den Vorgaben der Zertifizierung in DIN ISO oder EFQM, aber MAB können auch „die Kür“ für die Qualitätsprüfungs-Richtlinien darstellen.

Was im ersten Moment gleichzeitig bekannt und sehr theoretisch anmutet, ist ein häufig stark unterschätztes Werkzeug, das auch Sie zu Ihrem Vorteil einsetzen sollten. 

Grundsätzlich ist es wichtig, die Anwendung sowie die Wirksamkeit einer MAB zu kennen, bevor Du dich tiefergehend mit diesem Instrument beschäftigen möchtest. Dazu gehen wir im Folgenden auf häufige Fragen ein, die vor der Anwendung einer MAB gestellt werden:

Wofür kann ich Mitarbeitendenbefragungen einsetzen?

Beschäftigst Du Dich aktuell oder in naher Zukunft mit einem Thema aus dem Personalmanagement oder aus der Organisationsentwicklung? Zum Beispiel:

  • Gewinnung von Personal oder die Bindung von vorhandenem Personal? 
  • Möchtest Du die Arbeitszufriedenheit erheben? Zum Beispiel generell oder nach der Einführung eines neuen Dokumentationssystems?
  • Möchtest Du vielleicht Deine „Organisationszeiten“ im Unternehmen hinsichtlich Effizienz bewerten lassen? 
  • Möchtest Du Prozesse im Unternehmen optimieren oder bereitest Du die Einführung einer Änderung in den Arbeitsabläufen vor?
  • Du möchtest für Dein Qualitätsmanagement relevante Erhebungen standardmäßig und regelmäßig durchführen, wie Kontrolle von Qualitätsstandards, des QM-Controllings, dem Umgang mit Verbesserungsvorschlägen oder der Optimierung der angebotenen Pflegeleistung?
  • Du möchtest ungefiltert erfahren „ob es irgendwo hakt“ oder wie Dein Team (miteinander) zurechtkommt? Wie die Mitarbeitenden die Führungskräfte bewerten? Was für dringende Bedürfnisse die Mitarbeitenden haben?

Für diese und weitere Themen sind MAB der ressourcenoptimierende erste Schritt, denn Du kannst mit einem geringen Aufwand auf reliable Informationen aus Deinem Unternehmen zugreifen, die dringlichsten Themen für zufriedene Mitarbeitende erfahren, wertvolle Inputs für Dein Personalmanagement erhalten und mit diesem Wissen optimal handeln.

Worauf muss ich beim Einsatz der Mitarbeitendenbefragung achten?

Damit die MAB erfolgreich wird, solltest Du eine offene Kommunikationsrichtline verfolgen: Informiere vorab die Mitarbeitenden, zu welchem Zweck, wie und in welchem Zeitraum Du die Befragung durchführen wirst. Außerdem solltest Du mitteilen, wie Du mit den Ergebnissen umgehen und wie Du die Mitarbeitenden darüber informieren wirst. So wird eine Mitarbeit an der Befragung wertgeschätzt. Insofern solltest Du nur Themenbereiche ab- und Verbesserungsvorschläge anfragen, an denen Du auch arbeiten wirst. So bleibt die Glaubwürdigkeit einer angestrebten Veränderung erhalten. 

Sorge dafür, dass die MAB anonym ist, das erhöht die Aussagekraft der Antworten. MAB können sowohl auf Papier als auch digital erfolgen. Es gibt zahlreiche Apps dazu, jedoch lässt sich eine Erstellung und Durchführung gerade bei kurzen Befragungen bei einer zweistelligen Antwortzahl noch selbst durchführen. Microsoft und Google bieten bspw. kostenfreie „Forms“ an, aber auch diverse Umfrage-/Surveytools können für diesen Zweck datenschutzkonform und kostengünstig genutzt werden.

Wie kann ich Mitarbeitende dazu motivieren, teilnehmen?

Studien zeigen, dass bereits die Möglichkeit, zu Wort zu kommen als Wertschätzung empfunden wird und Teilnehmende eine höhere Motivation zeigen. So kannst Du die Teilnahme noch weiter fördern, indem Du beispielsweise kleine Goodies, wie z.B. Gutscheine oder eine Verlosung, anbietest. 

Formuliere die Fragen klar, unmissverständlich und weise im Formular auf die Anonymität hin. Die Anzahl der Fragen sollte eher weniger als mehr sein, so vermeidest Du einen „Informationsoverload“ und reduzierst den Zeitaufwand bei gleichzeitig höherer Antwortrate. Als Vergleichswert: Die durchschnittliche Rücklaufquote beträgt über 71 %. Achte darauf, dass Antworten auch für die möglichen Verbesserungen handlungsrelevant und mit hohem Informationswert sein werden. 

Solltest Du negatives Feedback, insbesondere in offenen Fragen erhalten, beachte, dass es durch das Format oftmals schwerwiegender wirkt, als vom Verfasser beabsichtigt wird. 

Interessant: Die aktive Reaktion auf Feedback der Mitarbeitenden führt zu einer steigenden Motivation, höherer Identifikation und Wertschätzung des eigenen Unternehmens, geringer Fluktuation und geringerem Absentismus – und damit schon zu einer besseren Qualität und höheren Zufriedenheit – in Zeiten des Personalmangels absolut wertvoll.

Der praktische Hintergrund der Mitarbeitendenbefragung – Ideen für die erste MAB

Es bietet sich im ersten Schritt immer an, den durchschnittlichen Zufriedenheitswert der Mitarbeitenden im Unternehmen zu erheben und damit offensiv in die Werbung von neuem Personal zu gehen – bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Mitarbeitendenwünsche. Unternehmen können dann aktiv daran arbeiten, diesen Wert stetig zu verbessern. In der nächsten Befragung können so die Früchte des Handelns entdeckt werden und die Mitarbeitenden erleben, dass sie bei ihrem/ihrer Arbeitgeber:in gehört und wertgeschätzt werden.

Mit dem Fokus innerhalb einer Frage, was an den Arbeitsbedingungen verbessert werden kann, greift man direkt auf den Wissens- und Erfahrungsfundus aller Mitarbeitenden zu. Oft kennt „die Basis“ Herausforderungen, die auch in Dienstbesprechungen nicht zur Sprache kommen. So ergibt sich die Möglichkeit, eventuelle Probleme zu optimieren. 

Fragen nach internen Prozessen, wie die interne Kommunikation, ermöglichen, Verbesserungen mit perspektivisch exponentiellem Potenzial zu erarbeiten. Denn eine funktionierende Kommunikation im Unternehmen ist Basis erfolgreicher Veränderungen. Nutzbar ist die MAB auch zur Einführung oder Ausbau eines Verbesserungsmanagements.

Die Steuerung und Umsetzung von MAB stehen und fallen mit der Führungsperson. Eine deutliche Kommunikation hilft zu zeigen, warum dem Unternehmen bzw. Ihnen als Person die MAB wichtig ist und insbesondere, wenn Veränderungen aufgrund der MAB stattgefunden haben. Das verstärkt die positiven Effekte der MAB.

Wir hoffen, dass die Mehrwerte der Mitarbeitendenbefragung, die wir in der Praxis erleben, deutlich wurden. Als Inspiration und Handlungsempfehlung bieten wir Dir ergänzend die Kurzversion unseres Standardfragebogens an, bei dem wir bei Kunden sehr gute Erfahrungen gemacht haben und einen guten Einstieg in die Organisations- und Personalentwicklung bieten. Mit den Handlungsempfehlungen  beachtest Du bereits die wichtigsten Einflussfaktoren auf die Wirksamkeit einer MAB. Bei Rückfragen melde Dich gerne unverbindlich bei uns.

Version aus dem Fachkräftekompass 2022 in ETL Advision

Artikel zuerst erschienen in:

ETL Advision “Fachkräftekompass 2022 – Pflege am Limit”. Lade Dir die gesamte Studie, inklusive unseres Artikels, gerne herunter.

Literatur/-empfehlungen

  • Bungard, W. & Steimer, S. (2005). Feedback-Kultur in deutschen Unternehmen: Ergebnisse einer Expertenstudie bei den 100 umsatzstärksten Unternehmen. In I. Jöns & W. Bungard (Hrsg.), Feedbackinstrumente im Unternehmen: Grundlagen, Gestaltungshinweise, Erfahrungsberichte (S. 298-3313). Wiesbaden: Gabler.
  • Bungard, W., Müller, K. & Niethammer, C. (Hrsg.). (2007). Mitarbeiterbefragung – was dann…? MAB und Folgeprozesse erfolgreich gestalten. Berlin: Springer.
  • Bungard W. (2018) Mitarbeiterbefragungen. In: Jöns I., Bungard W. (eds) Feedbackinstrumente im Unternehmen. Springer Gabler, Wiesbaden. 
  • Domsch M., Ladwig D. (Hrsg.) (2013), Handbuch Mitarbeiterbefragung (3. Aufl.), Springer Gabler, Berlin, 
  • Frieg, P. (2007). Zum Einsatz von Mitarbeiterbefragungen in den 820 größten Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Diplomarbeit, RuhrUniversität Bochum.
  • Frieg, P. & Hossiep, G. R. (2018). Mitarbeiterbefragungen – bei den Unternehmen nach wie vor ein etablierter Klassiker. Wirtschaftspsychologie aktuell, 4/2018, 13-16.